各學(xué)院：
為及時準(zhǔn)確做好2020屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，確保畢業(yè)生檔案安全、無誤到達(dá)寄往地，現(xiàn)就畢業(yè)生檔案的整理、檔案信息維護(hù)等相關(guān)工作通知如下：
一、畢業(yè)生檔案整理、封裝及排序
1、畢業(yè)生歸檔材料主要有：①高中學(xué)籍表；②高中體檢表；③高校招生考生報名登記表；④高中相關(guān)其他材料；⑤身份證復(fù)印件；⑥大學(xué)階段學(xué)籍表⑦每學(xué)年的獎懲及其相關(guān)材料（以學(xué)校下發(fā)的文件為依據(jù)）⑧實習(xí)鑒定表；⑨高校畢業(yè)生登記表⑨派遣報到通知單存根，即《報到證》“白聯(lián)”⑩教師資格證?團員檔案材料等。請裝袋人和復(fù)查人對照檔案袋上的目錄逐項清點、核對歸檔材料，清楚登記每項材料的件數(shù)，無材料請在目錄填“0”。
2、升學(xué)畢業(yè)生檔案的整理按照調(diào)檔函上的具體內(nèi)容，在核對表中填寫相關(guān)信息。并將調(diào)檔函復(fù)印件貼在畢業(yè)生檔案袋背面。
3、黨員檔案和團員檔案按照組織部和團委要求辦理, 請在畢業(yè)生檔案袋目錄欄中填寫黨員檔案材料和標(biāo)注團員檔案數(shù)量，獨立封裝后的黨員檔案袋或者團員檔案袋直接裝入畢業(yè)生檔案內(nèi)（若因黨員檔案袋太厚無法裝入，請將同一檔案編號的畢業(yè)生檔案袋和黨員檔案袋用透明膠帶上下、整齊地固定在一起）。
4、請認(rèn)真填寫聯(lián)系電話等封面信息，裝檔工作完成后，裝檔人、復(fù)查人簽名并密封。檔案袋完成密封后，在密封處加蓋學(xué)院公章。
5、檔案編號與排序
（1）請在學(xué)工系統(tǒng)中查詢畢業(yè)生檔案編號，并抄寫在檔案袋相應(yīng)位置。操作如下：登錄學(xué)工系統(tǒng)——檔案信息，檔號列即為檔案編號。
（2）請輔導(dǎo)員將所帶專業(yè)班級根據(jù)檔案號，按檔案編號（非學(xué)號）從小到大的順序（小號在上、大號在下）進(jìn)行排序整理。
二、畢業(yè)生檔案郵寄信息維護(hù)
1、郵寄檔案包括已派遣（有派遣報到證）和升學(xué)的畢業(yè)生檔案。具體名單和檔案號已經(jīng)發(fā)送至輔導(dǎo)員郵箱。
2、檔案信息核對：本次檔案郵寄信息核對主要是升學(xué)和依據(jù)就業(yè)協(xié)議書派遣的畢業(yè)生檔案（派回生源地的畢業(yè)生檔案郵寄地址由就業(yè)系統(tǒng)自動生成）；考取碩士研究生的以《調(diào)檔函》為準(zhǔn)；依據(jù)協(xié)議書派遣的以《就業(yè)協(xié)議書》為準(zhǔn)，請各位輔導(dǎo)員及時查看核對。如果發(fā)現(xiàn)郵寄單位或地址錯誤，請?zhí)顚懺诤藢γ麊伪碇袀渥谥小?/span>（收件人姓名、收件人手機號碼或座機號碼，單位名稱，地址：省、市、區(qū)、路、號，寄達(dá)的城市，郵編等）請于7月10日前發(fā)送至hl1035716206@hsu.edu.cn。
3、已向輔導(dǎo)員提出改派申請的，并需要將檔案郵寄至新改派單位的，請改派后再進(jìn)行檔案郵寄信息的更改。
三、檔案回收
1、請各畢業(yè)班輔導(dǎo)員準(zhǔn)確核對信息，確認(rèn)交送檔案的畢業(yè)生名單與檔案袋份數(shù)一致。
2、各學(xué)院做好檔案的核查、密封、排序后，于下表中安排的時間將畢業(yè)生檔案送到大學(xué)生事務(wù)中心。
序號 | 學(xué)院 | 檔案移交時間 |
1 | 旅游學(xué)院 | 7月10號上午 |
2 | 機電學(xué)院、文學(xué)院 | 7月10日下午 |
3 | 生命與環(huán)境科學(xué)學(xué)院 | 7月13日上午 |
4 | 信息工程學(xué)院、數(shù)學(xué)與統(tǒng)計學(xué)院 | 7月13日下午 |
5 | 經(jīng)濟管理學(xué)院 | 7月14日上午 |
6 | 教育科學(xué)學(xué)院、建筑工程學(xué)院 | 7月14日下午 |
7 | 藝術(shù)學(xué)院、體育學(xué)院 | 7月15日上午 |
8 | 化學(xué)化工學(xué)院、外國語學(xué)院 | 7月16日上午 |
9 | 文化與傳播學(xué)院 | 7月16日下午 |
3、檔案交接時，現(xiàn)場打印檔案名單，交接雙方清點確認(rèn)并簽字，并辦理交接手續(xù)。
就業(yè)指導(dǎo)中心
2020年6月28日
