各學(xué)院：
為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)生檔案管理，及時(shí)做好學(xué)生檔案交接、歸檔、審核，確保學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性、連續(xù)性、完整性,現(xiàn)就做好本學(xué)期學(xué)生檔案相關(guān)工作通知如下：
一、新生檔案管理
1、請(qǐng)各學(xué)院新生輔導(dǎo)員于10月19日開始，按照時(shí)間安排及時(shí)到學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)科領(lǐng)取本班2020級(jí)新生檔案，并妥善保管（學(xué)院具體領(lǐng)取檔案時(shí)間將發(fā)送到輔導(dǎo)員群）。
2、輔導(dǎo)員務(wù)必對(duì)新生檔案進(jìn)行拆封，核對(duì)檔案材料與學(xué)生本人信息是否一致，并仔細(xì)查看檔案材料是否齊全，如缺少材料務(wù)必通知學(xué)生補(bǔ)辦,并將補(bǔ)辦材料及時(shí)裝入檔案袋。
3、新生入學(xué)時(shí)自帶的學(xué)生檔案,由輔導(dǎo)員統(tǒng)一收取,并妥善保管，于10月23日起至12月20日登錄學(xué)工系統(tǒng)，打開學(xué)生檔案頁(yè)面，點(diǎn)擊“收檔”按鈕進(jìn)行確認(rèn)學(xué)生檔案已收到并在檔案袋右上角填寫檔案編號(hào)。
4、12月底前將所有專業(yè)班新生檔案收齊后，請(qǐng)輔導(dǎo)員按照檔案編號(hào)順序從小到大排列整理；各學(xué)院統(tǒng)一核實(shí)、排序（小號(hào)在上、大號(hào)在下）并選派一名輔導(dǎo)員按時(shí)送交學(xué)生檔案室。
二、在校學(xué)生檔案管理
1、11月4—11月5日請(qǐng)輔導(dǎo)員整理好滯留的轉(zhuǎn)專業(yè)、留級(jí)、休學(xué)以及申請(qǐng)留校的2020屆畢業(yè)生檔案以及交接名單（一式兩份）交接單見附件，各學(xué)院收集齊全后一并交送學(xué)生檔案室統(tǒng)一管理。
2、鑒于畢業(yè)班學(xué)生將外出實(shí)習(xí)就業(yè)，請(qǐng)2020屆畢業(yè)班輔導(dǎo)員11月份持所帶班級(jí)學(xué)生名單來學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)科做好畢業(yè)生檔案核對(duì)工作,以便有充足的時(shí)間督促缺失檔案材料的畢業(yè)生做好補(bǔ)辦事宜。
3、所有學(xué)生檔案必須送交至學(xué)校學(xué)生檔案室統(tǒng)一管理,務(wù)必做好檔案清點(diǎn)交接手續(xù)。
若有相關(guān)問題，可至學(xué)生處就業(yè)科咨詢。
聯(lián)系電話：0559-2546733
聯(lián)系人：胡老師
時(shí)間 | 工作內(nèi)容 | 責(zé)任人 |
10月-12月 | 領(lǐng)取、催交、核實(shí)新生檔案，錄入新生檔案信息 | 各學(xué)院相關(guān)工作人員 |
11月 | 交送滯留在各學(xué)院的轉(zhuǎn)專業(yè)、留級(jí)和2020屆申請(qǐng)留校的畢業(yè)生檔案至學(xué)生檔案室 | |
11月 | 輔導(dǎo)員核對(duì)2021屆畢業(yè)生檔案 | |
12月 | 轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生檔案調(diào)整、新生檔案送交學(xué)生檔案室 | |
2021年3月 | 提交補(bǔ)辦的2021屆畢業(yè)生檔案材料 |
畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心
2020年10月16日
附件：留存輔導(dǎo)員手中畢業(yè)生檔案歸檔交接單.xlsx
